Organizacja konferencji lub wykładu to spore wyzwanie. Zwłaszcza jeśli jeszcze nie znasz Venuu, portalu w którym zarezerwujesz lokal spełniający wszystkie twoje wymagania.
Tymczasem przeczytaj, o czym musisz pamiętać jako organizator konferencji.
- Miejsce i data konferencji
Najwięcej atrakcyjnych sal konferencyjnych znajdziesz w stolicy. Warszawa to nowoczesne miasto w centrum Polski. Tu uczestnicy konferencji dotrą bez przeszkód.
Lokalizacja jest istotna także z inne punktu widzenia. Jeśli po konferencji zamierzasz urządzić uroczystą kolację, która przeciągnie się do późnych godzin, wybierz lokal, w którym nie będzie z tym problemu. Zadbaj o to, by była to sala konferencyjna z restauracją lub barem i to najlepiej na wyłączność.
Co ważne w przypadku daty: upewnij się, że w zbliżonym terminie nikt nie organizuje podobnego wydarzenia. Jeśli dwie podobne konferencje będą odbywać się w podobnym czasie, część osób z jednej zrezygnuje. Zaś ci, którzy wybiorą obie, będą je nieustannie porównywać.
- Liczba zaproszonych gości
Już na samym początku powinieneś określić, ilu mniej więcej gości chcesz zaprosić na konferencję. W wyszukiwarce Venuu znajdziesz zarówno kameralne sale dla kilkunastu osób, jak i ogromną przestrzeń na duże wydarzenie. Warszawa to miasto, w którym znajdziesz salę nawet dla 500 gości.
Wiadomo jest, że ostateczną liczbę uczestników poznasz dopiero, gdy przedstawisz im szczegóły konferencji. Gdy skorzystasz z wyszukiwarki Venuu, w wynikach wyszukiwania znajdziesz sale odpowiadające wpisanej przez ciebie liczbie gości oraz większe. To elastyczne rozwiązanie nie wymusza na tobie konkretnych danych podczas szukania odpowiedniego lokalu.
- Plan konferencji
Ustal, jak długo będzie trwał twój event. Jeśli potrzebujesz wynająć salę konferencyjną na godziny, również możesz to zrobić przez Venuu. W szczegółach wyszukiwania wybierasz, czy potrzebujesz salę z hotelem, cateringiem, czy dodatkową salą szkoleniową do pracy w mniejszych grupach.
- Wyposażenie sali konferencyjnej
Nowoczesna sala konferencyjna będzie wyposażona w taki sprzęt jak: rzutnik, mikrofony, odpowiednie nagłośnienie. Dowiedz się, czy w czasie spotkania będzie dostępny pracownik techniczny (czasem to usługa dodatkowo płatna na godziny). W standardzie większości obiektów jest bezpłatny dostęp do internetu. Sprawdź, jaki to internet i czy będzie można z niego skorzystać.
Jeśli uczestnicy konferencji powinni w jej czasie notować, zadbaj o to, by wszyscy mieli krzesła z pulpitem. Dowiedz się wcześniej, w jakich warunkach siedzą uczestnicy konferencji. Na Venuu znajdziesz sporo zdjęć konkretnych sal konferencyjnych. To na pewno pomoże ci podjąć odpowiednią decyzję.
- Gość specjalny/wydarzenie specjalne
Sala konferencyjna jest bardzo ważna. Musisz wybrać taki obiekt, który spełni wszystkie twoje oczekiwania i klimatem będzie pasować do tematu organizowanego wydarzenia. Twoja konferencja musi jednak przyciągnąć uczestników czymś więcej. Zastanów się, co sprawi, że Warszawa przez tydzień nie będzie mówić o niczym innym, niż twój event. Gość specjalny, który będzie mieć inauguracyjny wykład? A może znany prowadzący, który profesjonalnie poprowadzi całą imprezę? Zastanów się, co sprawi, że wszyscy chętnie pojawią się na konferencji i z niecierpliwością będą czekać na kolejne edycje.
Artykuł sponsorowany
