Rola i zadania kierownika projektu (Project Managera) we wdrożeniu ER

Przedsiębiorstwa muszą obecnie stawić czoła zwiększającym się wymaganiom rynku, zmieniającym się technologiom oraz rosnącej konkurencji. Aby sprostać tym wyzwaniom, wiele firm decyduje się na wdrożenie systemu ERP (Enterprise Resource Planning).

Istotnym elementem takiego projektu jest rola Project Managera (PM), który pełni funkcję lidera i koordynatora przez cały proces implementacji. Rola PM-a jest szczególnie istotna, ponieważ skuteczne wdrożenie systemu ERP wymaga nie tylko wiedzy technicznej, ale także doskonałych umiejętności zarządzania projektami, zespołem i interesariuszami.

System ERP to kompleksowe rozwiązanie informatyczne, które integruje wszystkie procesy biznesowe w firmie, umożliwiając zarządzanie nimi w jednym systemie. Wdrożenie ERP wymaga nie tylko zaawansowanej technologii, ale także skutecznej organizacji i sprawnej koordynacji działań, co czyni rolę Project Managera kluczową dla powodzenia całego przedsięwzięcia.

Dlaczego wdrożenie ERP wymaga skutecznego Project Managera?

Wdrożenie systemu ERP to złożony proces, który wiąże się z integracją różnych obszarów działalności firmy. Od momentu analizy potrzeb, przez konfigurację systemu, aż po szkolenie użytkowników i wdrożenie operacyjne, każda z tych faz wymaga precyzyjnego planowania, zarządzania zasobami i kontrolowania postępów. Złożoność takich projektów polega na tym, że angażują one wiele działów i interesariuszy, takich jak dział IT, finanse, produkcja czy sprzedaż. Każdy z tych działów ma swoje specyficzne wymagania, które muszą zostać uwzględnione przy wdrożeniu.

Koordynacja wszystkich działań, zarządzanie harmonogramem, identyfikacja i minimalizacja ryzyka, a także zapewnienie odpowiedniej komunikacji pomiędzy wszystkimi stronami projektu to kluczowe zadania PM-a. To właśnie Project Manager odpowiada za sprawną realizację projektu zgodnie z założeniami czasowymi i budżetowymi.

Kluczowe zadania Project Managera na etapie przygotowania

1. Analiza potrzeb i zakresu projektu – Pierwszym krokiem jest dokładna analiza procesów biznesowych w firmie, która pozwoli określić, jakie obszary działalności wymagają integracji z systemem ERP. Projekt Manager musi współpracować z kluczowymi interesariuszami, aby zrozumieć ich potrzeby i wymagania.

2. Zebranie wymagań biznesowych – PM musi zebrać szczegółowe wymagania od różnych działów w organizacji, by dostosować system ERP do specyfiki działalności firmy. To etap, który pozwala uniknąć problemów w późniejszych fazach wdrożenia.

3. Przygotowanie harmonogramu i planu zasobów – Kolejnym krokiem jest stworzenie szczegółowego harmonogramu, który uwzględnia wszystkie etapy projektu. Project Manager musi także zaplanować zasoby, takie jak ludzie, budżet oraz czas, który będzie potrzebny do realizacji projektu.

4. Organizacja zespołu projektowego – Project Manager powinien stworzyć zespół, który będzie odpowiedzialny za różne aspekty wdrożenia ERP. Zespół ten może obejmować specjalistów z różnych dziedzin, takich jak analitycy biznesowi, programiści czy trenerzy.

Rola PM-a podczas wdrożenia systemu ERP

1. Nadzór nad konfiguracją i pracami technicznymi – PM musi zapewnić, że wszystkie prace związane z konfiguracją systemu ERP są realizowane zgodnie z założeniami. Należy kontrolować zgodność systemu z wymaganiami biznesowymi i technologicznymi.

2. Zarządzanie ryzykiem i zmianą zakresu – Każdy projekt wiąże się z ryzykiem. Project Manager musi na bieżąco monitorować ryzyka związane z projektem oraz podejmować odpowiednie działania zaradcze, gdy pojawiają się nieprzewidziane problemy. Wdrożenie ERP jest często procesem dynamicznym, co może prowadzić do zmian w zakresie projektu, które także wymagają nadzoru.

3. Koordynacja komunikacji między firmą a dostawcą systemu – Jednym z głównych zadań PM-a jest zarządzanie relacjami z dostawcą systemu ERP. Musi on zapewnić, że komunikacja jest klarowna, a oczekiwania obu stron są zrozumiane i realizowane w sposób efektywny.

4. Monitorowanie postępu i raportowanie – Project Manager jest odpowiedzialny za regularne monitorowanie postępu wdrożenia, raportowanie do kierownictwa oraz wprowadzanie ewentualnych korekt w harmonogramie.

Wspieranie użytkowników i organizacji

1. Organizacja szkoleń i wsparcie przy testach – Wdrożenie systemu ERP to nie tylko kwestia instalacji oprogramowania. Project Manager musi zapewnić odpowiednie szkolenie dla użytkowników systemu, a także wsparcie w trakcie testów, aby upewnić się, że system działa zgodnie z wymaganiami.

2. Budowanie akceptacji zmian wśród pracowników – Wdrożenie ERP wiąże się ze zmianą w sposobie pracy pracowników. Project Manager powinien dbać o to, aby zespół był pozytywnie nastawiony do nowych rozwiązań, a zmiany były wprowadzane w sposób płynny i efektywny.

3. Dbanie o dokumentację projektową – Każdy etap wdrożenia musi być odpowiednio udokumentowany. Project Manager jest odpowiedzialny za zapewnienie, że dokumentacja jest kompletna i zgodna z wymaganiami projektowymi.

Zakończenie projektu i etap powdrożeniowy

1. Odbiory i uruchomienie produkcyjne – Po zakończeniu wdrożenia, Project Manager musi przeprowadzić odbiór końcowy systemu, upewniając się, że spełnia on wszystkie wymagania. Po pozytywnym odbiorze system ERP jest uruchamiany w produkcji.

2. Ocena rezultatów projektu – PM ocenia, czy projekt spełnił oczekiwania, zarówno pod względem technicznym, jak i biznesowym. Ważnym zadaniem jest również analiza, czy projekt został zrealizowany zgodnie z budżetem i harmonogramem.

3. Opieka nad stabilizacją systemu po starcie – W pierwszych tygodniach po uruchomieniu systemu Project Manager dba o jego stabilizację, zapewniając wsparcie techniczne i rozwiązywanie bieżących problemów.

Jakie kompetencje powinien mieć PM przy wdrożeniu ERP?

Wdrożenie systemu ERP wymaga od Project Managera wielu kompetencji:

• Umiejętności miękkie – Kluczowe w pracy PM-a są umiejętności komunikacyjne, mediacyjne oraz zarządzanie konfliktami. W projekcie ERP, gdzie zaangażowanych jest wielu interesariuszy, skuteczna komunikacja jest niezbędna.

• Wiedza procesowa – Project Manager powinien mieć dobre rozumienie procesów biznesowych i specyfiki branży, w której działa firma, aby skutecznie zarządzać projektem i dostosować system ERP do potrzeb organizacji.

• Podstawowe zrozumienie technologii i logiki ERP – Choć PM nie musi być ekspertem technicznym, powinien znać podstawy technologii ERP i logiki działania systemów ERP, aby skutecznie zarządzać projektem.

Podsumowanie

Rola Project Managera we wdrożeniu systemu ERP jest fundamentalna dla sukcesu projektu. PM odpowiada za całościową organizację, zarządzanie zasobami, ryzykiem oraz komunikację, a także za monitorowanie postępów i zapewnienie jakości w każdym etapie wdrożenia. Dzięki odpowiednim kompetencjom oraz skutecznemu zarządzaniu, Project Manager może zagwarantować, że projekt wdrożenia systemu ERP zakończy się sukcesem, przynosząc firmie wymierne korzyści.

Artykuł sponsorowany.