Współczesny rynek narzędzi dla firm rozwija się dynamicznie, a potrzeby przedsiębiorców zmieniają się wraz z ewolucją technologii oraz regulacji prawnych. W szczególności mikro, małe i średnie firmy (MŚP) coraz częściej sięgają po kompleksowe rozwiązania informatyczne, które nie tylko pozwalają wystawić fakturę, ale także wspierają pełen obieg dokumentów, integrują się z systemami rządowymi czy pomagają monitorować terminowość płatności.
Poniżej przedstawiamy pięć kluczowych funkcji, które powinien oferować dobry program do faktur, aby odpowiadać na współczesne wyzwania przedsiębiorców i zapewniać im realne wsparcie w codziennej pracy.
Integracja z KSeF
Rok 2026 związany jest z rewolucyjną zmianą w sposobie wystawiania i przesyłania faktur w Polsce. Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy w Polsce, co sprawia, że integracja z tym systemem nie jest już opcją, a koniecznością.
Dobry program do faktur powinien być w pełni zintegrowany z KSeF, co pozwala na swobodne i intuicyjne wysyłanie faktur do systemu rządowego, odbiór potwierdzenia ich przyjęcia oraz zgodność z aktualnymi przepisami prawa podatkowego.
W obliczu coraz większej cyfryzacji, wybierając oprogramowanie bez integracji z KSeF, firma działa niezgodnie z prawem oraz opóźnienia w obiegu dokumentów. Warto zweryfikować, czy dany program posiada gotowe połączenie z systemem KSeF. Przykładem takiego programu jest np. Faktura.pl.
Automatyczne podstawianie danych kontrahenta
Ręczne wpisywanie danych kontrahentów przy wystawianiu faktur bywa nie tylko czasochłonne, ale też obarczone ryzykiem błędów. Funkcja automatycznego pobierania danych kontrahenta z bazy GUS (CEIDG lub KRS) po wpisaniu numeru NIP znacznie skraca czas wystawiania faktury i zapewnia poprawność danych formalnych. Co istotne, dobry program do faktur powinien mieć bazę Twoich kontrahentów, z której automatycznie możesz pobrać wszystkie dane, nawet nie wpisując NIP.
Programy, które oferują tę funkcję, w rzeczywistości minimalizują czynności administracyjne i pozwalają skupić się na kluczowych aspektach prowadzenia działalności gospodarczej.
Wysyłka faktur cyklicznych
Wiele firm opiera swoją działalność na abonamentach, regularnych dostawach usług lub produktów. W takich przypadkach wystawianie faktur o tej samej treści co miesiąc generuje dodatkowe obciążenie dla pracowników. Automatyzacja wysyłki faktur cyklicznych oszczędza czas, eliminuje ryzyko zapomnienia o fakturze oraz zwiększa prawdopodobieństwo terminowego rozliczenia.
Dobrze zaprojektowany system pozwala skonfigurować cykliczną fakturę raz, a następnie wysyłać ją automatycznie w wybranych odstępach czasu. Jest to nieocenione narzędzie np. dla software house’ów, firm hostingowych czy biur rachunkowych.
Przypomnienia o płatnościach: SMS i e-mail
Opóźnienia w płatnościach to jeden z największych problemów MŚP. Wg danych z Faktura.pl średni czas oczekiwania na przelew w Polsce w 2025 roku wynosił 13,7 dnia, a w niektórych branżach nawet 21,1 dnia. Funkcja automatycznego przypominania o płatności poprzez e-mail oraz SMS sprawi, że w krótkim czasie zauważysz poprawę płynności finansowej, co pozwoli rozwinąć Twój biznes.
W wielu przypadkach kontrahenci zwyczajnie zapominają o terminie zapłaty. Automatyczne przypomnienie pomaga zachować dobre relacje i nie wymaga angażowania zespołu w każdą pojedynczą sprawę.
Bezpieczeństwo przechowywania danych – fundament nowoczesnego fakturowania
W czasie obowiązkowej integracji z KSeF, bezpieczeństwo przechowywania danych staje się kluczowym aspektem dla każdego przedsiębiorcy. Wystawiając faktury, przechowując dokumenty kosztowe czy przekazując dane do biura rachunkowego – firmy przetwarzają ogromne ilości wrażliwych informacji.
Dobry program do faktur powinien gwarantować bezpieczne przechowywanie dokumentów w chmurze, z wykorzystaniem szyfrowania danych, regularnych kopii zapasowych i zgodności z normami RODO. Dostęp do danych powinien być możliwy tylko dla uprawnionych użytkowników, a każda operacja powinna być rejestrowana w historii aktywności.
Zabezpieczenia tego typu chronią firmę nie tylko przed utratą danych w wyniku awarii, ale także przed nieautoryzowanym dostępem lub atakami cybernetycznymi. To nie luksus – to obowiązek każdego narzędzia, które wspiera nowoczesne przedsiębiorstwa.
Warto porównać co oferuje rynek
Na rynku istnieje wiele narzędzi do fakturowania. Różnią się funkcjami, ergonomią, cenami i podejściem do klienta. Wybierając program do fakturowania warto skorzystać z aktualnych zestawień i rankingów, takich jak ranking programów do faktur. Tego typu materiały pomagają dokonać porównania funkcji i cen oraz uwzględniają zmiany prawne (np. KSeF).
Dzięki takim zestawieniom można oszczędzić nie tylko pieniądze, ale i czas poświęcony na testowanie nieodpowiednich rozwiązań.
Dobry program to nie tylko fakturowanie
Dobry program do faktur to nie tylko miejsce, w którym można wystawić dokument sprzedaży. To kompleksowe narzędzie, które wspiera cały proces obiegu dokumentów, integruje się z systemami rządowymi (KSeF), automatyzuje codzienne czynności (cykliczne faktury, przypomnienia o płatnościach) i usprawnia komunikację z kontrahentem. Inwestycja w odpowiedni system fakturowania to nie koszt, ale krok w stronę nowoczesnego zarządzania firmą.
Warto postawić na rozwiązania sprawdzone, stale rozwijane i rekomendowane przez użytkowników. Wybór odpowiedniego narzędzia może mieć realny wpływ na płynność finansową, profesjonalizm i rozwój każdego biznesu.
Rekomendujemy Faktura.pl – najszybszy program do faktur online z ponad 20-letnim doświadczeniem.
Artykuł partnera.
